Voedselbank Westland deelt wekelijks vanuit de Ontmoetingskerk in Naaldwijk voedselpakketten uit aan huishoudens die niet of moeilijk kunnen rondkomen. Dat maken we mogelijk met de inzet van zo’n 40 enthousiaste vrijwilligers. We werken daarbij nauw samen met verschillende instanties zoals Vitis Welzijn, Gemeente Westland en Vluchtelingenwerk.

Het secretariaat vervult een belangrijke functie binnen de Voedselbank Westland voor de interne- en externe communicatie en daarmee de informatievoorziening.
De secretaris is de spin in het informatievoorziening web. 

Het bestuur van Voedselbank Westland bestaat uit vijf personen: voorzitter, secretaris, penningmeester, coördinatie/logistiek en algemeen bestuurslid/vice voorzitter.

De organisatie kent coördinatoren voor het organiseren en het aansturen van de primaire processen binnen de voedselbank. De coördinatoren hebben een vast aanspreekpunt binnen het bestuur. 

Er zijn coördinatoren voor de loods, voor aanmelden en registratie, voor voedselveiligheid, voor voedselverwerving en het floormanagement op de verzamel- en uitdeeldag (donderdag). 

De verwachte inzet is ca. vier uur per week. Om de vier weken is er een bestuursvergadering. 

Wat doet de secretaris?
• Je plant in samenspraak met de andere bestuursleden de bestuursvergaderingen 
• Je maakt agenda’s en verslagen (zoals het overzicht van bestuursbesluiten / actielijsten) van bestuursvergaderingen van Voedselbank Westland. 
• Je bent mede verantwoordelijk voor het beleid en de organisatie van de Voedselbank.
• Je bent verantwoordelijk voor de interne communicatie (bijvoorbeeld via de vrijwilligersnieuwsbrief).
• Je bent verantwoordelijk voor de externe communicatie (bijvoorbeeld opzet, beheer en het aanleveren van content voor de website, het versturen van bedankbrieven).
• Je organiseert en beheert belangrijke documenten in een centrale digitale opslag (bijv. in Sharepoint).
• Je beheert de algemene mailbox voor inkomende en uitgaande digitale post. 
• Je stelt in samenspraak met de penningmeester jaarlijks het jaarverslag op.
• Je stelt het rooster van aftreden van het bestuur op en bewaakt dit.
• Je bent binnen het bestuur een vast aanspreekpunt voor één van de coördinatoren.
• En tot slot: je bent geïnteresseerd in het werk van de vrijwilligers van de Voedselbank en bent bereid om periodiek de werkvloer te bezoeken. Of je bent bereid om van tijd tot tijd te helpen bij het klaarmaken of uitdelen van de voedselpakketten (naar beschikbaarheid). Feeling met onze doelgroep en vrijwilligers vinden we belangrijk.

Wie ben jij?
• Je werkt gestructureerd en houdt overzicht.
• Je schrijft helder en vlot.
• Je bent betrouwbaar en discreet.
• Je vindt het leuk om dingen te regelen en af te stemmen.
• Je kunt goed samenwerken met vrijwilligers.

Heb je interesse? neem dan contact op met Koos Ophorst, voorzitter a.i. en stuur een e-mail naar bestuur@voedselbankwestland.nl.